Politica de Confidenţialitate (GDPR)

INFORMAȚII GENERALE

Această Politică de Confidențialitate explică modul în care colectăm, utilizăm, stocăm și protejăm datele dumneavoastră cu caracter personal în contextul utilizării platformei eMIP (www.emip.ro și subdomeniile acesteia: pro.emip.ro, arch.emip.ro și alte subdomenii *.emip.ro).

Platforma eMIP este operată de: EMIP SRL, CUI: 43397967, Sediu: Alba Iulia, str. Tudor Arghezi nr. 6, jud. Alba, România

În prezenta Politică, „noi", „al nostru" sau „Furnizorul" se referă la EMIP SRL, în calitate de operatori conjuncți ai platformei eMIP.

Respectăm dreptul dumneavoastră la confidențialitate și ne angajăm să protejăm datele dumneavoastră cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), Legea nr. 190/2018 privind protecția datelor și legislația aplicabilă din România.

1. COLECTAREA INFORMAȚIILOR

În conformitate cu principiile GDPR (Art. 5 - legalitate, echitate, transparență și minimizarea datelor), colectăm doar datele strict necesare pentru furnizarea serviciilor platformei eMIP și pentru respectarea obligațiilor legale.

1.1. Date furnizate direct de utilizatori

Acestea sunt informațiile pe care ni le oferiți în mod voluntar atunci când:

Vă creați un cont de utilizator pe platformă

Completați formulare pe site-ul nostru

Ne contactați prin email, telefon sau chat

Încărcați documente pe platformă

Utilizați funcționalitățile platformei (calendare, rapoarte, arhive)

Categorii de date colectate direct:

1.2. Date colectate automat

Atunci când accesați și utilizați platforma eMIP, colectăm automat anumite informații despre dispozitivul și comportamentul dumneavoastră online, în scopul asigurării funcționalității platformei, securității și îmbunătățirii serviciilor.

Categorii de date colectate automat:

Art. 6(1)(c) - Obligație legală

1.3. Date colectate prin documente încărcate

⚠ IMPORTANT: Această categorie este specifică funcționării platformei eMIP și are implicații majore din perspectiva GDPR.

În cadrul utilizării platformei, utilizatorii (în calitate de Operatori de Date) încarcă documente care pot conține date cu caracter personal ale terților (Membrii Grupului Țintă - MGT, parteneri, colaboratori), precum:

Date de identificare ale terților: nume, prenume, CNP, seria și numărul actului de identitate

Date de contact: adrese, numere de telefon, adrese de email

Date financiare: conturi bancare, informații despre venituri

Date sensibile (Art. 9 GDPR): date despre sănătate, apartenență la grupuri vulnerabile, situații sociale sau economice

Fotografii și înregistrări video/audio ale participanților la activități

Semnături digitizate și alte informații biometrice

NOTĂ CRITICĂ GDPR: În contextul prelucrării acestor date, platforma eMIP acționează ca PERSOANĂ ÎMPUTERNICITĂ (Art. 28 GDPR), iar utilizatorii platformei (Beneficiarii contractului de licențiere) acționează ca OPERATORI DE DATE. OPERATORUL DE DATE are obligația exclusivă de a:

1. Obține consimțământul explicit al terților (MGT, parteneri) înainte de încărcarea datelor acestora pe platformă (Art. 6(1)(a) și Art. 9(2)(a) GDPR)

1. Informeze persoanele vizate despre prelucrarea datelor, scopuri, perioada de stocare și drepturile lor (Art. 13 și Art. 14 GDPR)

1. Asigure legalitatea prelucrării datelor sensibile (Art. 9 GDPR)

1. Răspundă pentru orice încălcare GDPR cauzată de lipsa consimțământului sau de prelucrarea inadecvată

1.4. Procesarea automată a documentelor (OCR și indexare)

Platforma eMIP utilizează tehnologii automate pentru procesarea documentelor încărcate:

OCR (Optical Character Recognition) – recunoaștere optică a caracterelor pentru extracția automată a textului din imagini/PDF-uri scanate

Indexare în conținut – crearea unui index searchable pentru căutare rapidă în documentele arhivate

Asistenți virtuali AI – antrenare pe baza conținutului indexat pentru asistență inteligentă

Generare automată rapoarte – compilarea datelor din calendare și documente în rapoarte structurate

Creare arhive stivă – concatenarea automată a documentelor pentru arhivare conform cerințelor finanțatorilor

Temei legal:

Art. 6(1)(b) GDPR – Prelucrarea este necesară pentru executarea contractului de licențiere și pentru furnizarea serviciilor solicitate. Art. 22(2)(a) GDPR – Decizia automată este necesară pentru executarea contractului.

⚠ IMPORTANT: Toate procesele automate sunt inițiate și controlate EXCLUSIV de către Operatorul de Date (utilizatorul autentificat). Furnizorul eMIP nu accesează conținutul documentelor și nu intervine în procesarea datelor, cu excepția cazurilor în care Operatorul de Date solicită expres asistență tehnică prin email la [email protected].

1.5. Date colectate prin alte mijloace de comunicare

Dacă ne contactați prin email, telefon, chat live sau alte canale de comunicare, colectăm și stocăm:

Mesajele transmise prin chat sau email

Înregistrările convorbirilor telefonice (DOAR cu notificarea prealabilă a utilizatorului și consimțământul acestuia)

Detalii despre solicitările de suport tehnic: descriere problemă, capturi de ecran, log-uri de eroare

Feedback și sugestii de îmbunătățire

Temei legal:

Art. 6(1)(b) GDPR – Necesar pentru furnizarea serviciilor și asistență tehnică Art. 6(1)(f) GDPR – Interes legitim de a îmbunătăți serviciile și de a răspunde solicitărilor Art. 6(1)(a) GDPR – Consimțământ pentru înregistrări audio (dacă este cazul)

1.6. Principii fundamentale respectate în colectarea datelor

Conform Art. 5 din GDPR, respectăm următoarele principii:

1. Legalitate, echitate și transparență: Datele sunt colectate și prelucrate în mod legal, echitabil și transparent. Această Politică explică clar ce date colectăm și cum le folosim.

1. Limitarea scopului: Datele sunt colectate doar pentru scopuri determinate, explicite și legitime: furnizarea serviciilor platformei eMIP, gestionarea proiectelor europene, raportare către autorități, respectarea obligațiilor legale.

1. Minimizarea datelor: Colectăm doar datele strict necesare pentru scopurile declarate. Nu cerem date excesive sau irelevante.

1. Exactitatea: Ne asigurăm că datele sunt corecte și actualizate. Oferm utilizatorilor instrumente pentru actualizarea propriilor date.

1. Limitarea stocării: Datele sunt păstrate doar pe perioada necesară (conform Politicii de Retenție detaliată în Capitolul 6).

1. Integritate și confidențialitate: Datele sunt protejate prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate (detaliate în Capitolul 5).

2. PERIOADA DE RETENȚIE A DATELOR

Conform Art. 5(1)(e) din GDPR (principiul limitării stocării), păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal doar pe perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate, respectând obligațiile legale aplicabile.

2.1. Politica de retenție pe categorii de date

2.2. Mecanismul de retenție pentru proiecte

Pentru datele asociate proiectelor europene, aplicăm următorul mecanism de retenție în 3 etape:

ETAPA 1: Stocare activă (pe durata proiectului):

• Toate datele sunt stocate pe SSD Ultra
• Backup zilnic automat (14 copii)
• Disaster Recovery activ
• Acces complet pentru utilizatori
• Durată: De la start proiect până la finalizare

ETAPA 2: Zona „caldă" (1 an după finalizare):

• Datele rămân pe SSD pentru acces rapid
• Backup-urile sunt menținute
• Beneficiarul poate descărca arhiva completă oricând
• Beneficiarul poate solicita ștergerea anticipată
• Restaurare imediată disponibilă
• Durată: 1 an calendaristic

ETAPA 3: Zona „rece" (1 an suplimentar):

• Datele sunt mutate pe HDD (stocare mai ieftină)
• Backup de bază menținut
• Acces la platformă dezactivat (dacă abonamentul a expirat)
• Restaurare la cerere (5-7 zile lucrătoare)
• Pot fi aplicate tarife pentru restaurare
• Durată: 1 an calendaristic

ETAPA 4: Ștergerea definitivă:

• După 2 ani de la finalizarea proiectului
• Ștergere IREVERSIBILĂ a tuturor datelor:

- Date primare - Toate backup-urile - Copii Disaster Recovery - Log-uri și indexări

• Notificare către Beneficiar cu 30 zile înainte
• După ștergere: IMPOSIBIL DE RECUPERAT

⚠ IMPORTANT: Beneficiarii sunt responsabili să descarce și să păstreze o copie locală a datelor importante înainte de expirarea perioadei de retenție. După ștergerea definitivă, Furnizorul nu mai poate recupera datele.

2.3. Ștergerea anticipată la cerere

Beneficiarii pot solicita ștergerea anticipată a datelor în orice moment, conform dreptului la ștergere (Art. 17 GDPR), prin transmiterea unei cereri scrise la: [email protected]

Procedura de ștergere anticipată:

1. Transmiterea cererii de ștergere (email sau poștă)

1. Confirmarea primirii cererii de către Furnizor (în 3 zile lucrătoare)

1. Perioadă de grație de 15 zile pentru descărcări finale

1. Executarea ștergerii definitive

1. Confirmarea ștergerii către Beneficiar (prin email)

3. DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ CONFORM GDPR

În calitate de persoană vizată, beneficiați de următoarele drepturi prevăzute de Capitolul III din GDPR. Vă puteți exercita aceste drepturi prin transmiterea unei cereri scrise la: [email protected] sau [email protected]

(extindere 2 luni dacă cererea e complexă)

• Nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectate
• Vă retrageți consimțământul (pentru date bazate pe consimțământ)
• Vă opuneți prelucrării (pentru date bazate pe interes legitim)
• Datele au fost prelucrate ilegal

EXCEPȚII: Nu putem șterge datele dacă există:

• Obligații legale de păstrare (ex. facturi 10 ani)
• Necesitatea executării contractului
• Apărarea în fața unor acțiuni legale

• Contestați exactitatea datelor (pe perioada verificării)
• Prelucrarea este ilegală dar nu doriți ștergerea

Aplicabil DOAR pentru:

• Date furnizate de dvs.
• Bazate pe consimțământ sau contract
• Prelucrate automat

Putem continua prelucrarea DOAR dacă demonstrăm motive legitime imperative care prevalează asupra drepturilor dvs.

www.dataprotection.ro Email: [email protected]

3.1. Cum vă exercitați drepturile - Procedură

Pentru a vă exercita oricare dintre drepturile de mai sus, urmați acești pași:

1. Trimiteți o cerere scrisă la: [email protected] sau [email protected]

1. Specificați clar dreptul pe care doriți să-l exercitați (ex. "Solicit accesul la datele mele personale conform Art. 15 GDPR")

1. Furnizați dovada identității: copie carte de identitate (pentru a preveni divulgarea datelor către persoane neautorizate)

1. Furnizați detalii suplimentare dacă e necesar (ex. pentru rectificare: ce date trebuie corectate)

1. Primiți confirmarea primirii cererii în maximum 3 zile lucrătoare

1. Primiți răspunsul complet în maximum 1 lună (sau 3 luni pentru cereri complexe, cu justificare)

1. Dacă cererea este respinsă, primiți o justificare detaliată și informații despre dreptul de a depune plângere

IMPORTANT: Exercitarea drepturilor GDPR este în principiu GRATUITĂ. Putem percepe o taxă rezonabilă DOAR dacă cererile sunt în mod vădit nefondate, excesive sau repetitive [Art. 12(5) GDPR].

4. TRANSFERURI INTERNAȚIONALE DE DATE

Conform Art. 44-50 din GDPR, transferurile de date cu caracter personal către țări din afara Spațiului Economic European (SEE) sunt permise doar dacă acea țară asigură un nivel adecvat de protecție sau dacă există garanții adecvate.

4.1. Politica noastră privind transferurile internaționale

Prioritatea noastră: PĂSTRAREA DATELOR ÎN UNIUNEA EUROPEANĂ În mod implicit, toate datele dumneavoastră sunt stocate și procesate în Centre de Date Microsoft Azure situate geografic în Uniunea Europeană (Olanda, Irlanda, Germania, Franța). Nu realizăm transferuri către țări din afara UE/SEE, cu următoarele excepții limitate:

Microsoft Corporation (SUA): Infrastructura Microsoft Azure poate implica suport tehnic de nivel 3 din SUA în cazuri excepționale. Microsoft are Clauzele Contractuale Standard (SCC) aprobate de Comisia Europeană și respectă mecanismul EU-US Data Privacy Framework.

Twilio (SUA): Pentru SMS-uri de autentificare MFA. Twilio are SCC și certificări GDPR. Datele transmise sunt minimale (doar număr telefon + cod de verificare).

Google Analytics (SUA): Doar dacă ați consimțit la cookie-uri de analiză. Google are SCC și măsuri suplimentare de protecție. Datele sunt anonimizate în măsura posibilului.

4.2. Garanții pentru transferuri internaționale

Pentru orice transfer de date către țări din afara UE/SEE, ne asigurăm că sunt în vigoare următoarele garanții:

Clauzele Contractuale Standard (SCC) – aprobate de Comisia Europeană conform Art. 46(2)(c) GDPR

EU-US Data Privacy Framework – pentru companii americane certificate (ex. Microsoft)

Evaluarea riscurilor de transfer (Transfer Impact Assessment - TIA) conform recomandărilor CJUE (hotărârea Schrems II)

Măsuri tehnice suplimentare: criptare end-to-end, pseudonimizare, minimizarea datelor transferate

Acorduri de Prelucrare Date (DPA) cu toți subcontractanții internaționale

Dreptul dumneavoastră de a solicita informații detaliate despre transferuri (Art. 15 GDPR)

Dreptul dumneavoastră la informare: Puteți solicita oricând informații detaliate despre eventualele transferuri internaționale ale datelor dumneavoastră, inclusiv garanțiile implementate, prin email la: [email protected]

5. COOKIE-URI ȘI TEHNOLOGII SIMILARE

Platforma eMIP utilizează cookie-uri și tehnologii similare pentru a asigura funcționarea corectă, pentru securitate și pentru îmbunătățirea experienței utilizatorului. Această secțiune oferă informații sumare. Pentru detalii complete, consultați

Politica privind Cookie-urile

disponibilă la: www.emip.ro/cookies

5.1. Ce sunt cookie-urile?

Cookie-urile sunt fișiere text mici stocate pe dispozitivul dumneavoastră de către site-urile web pe care le vizitați. Ele permit site-ului să vă recunoască și să rețină preferințele dumneavoastră.

5.2. Tipuri de cookie-uri utilizate

5.3. Gestionarea cookie-urilor

Puteți gestiona cookie-urile în următoarele moduri:

Banner de consimțământ – La prima vizită pe site, vi se va afișa un banner care vă permite să acceptați sau să refuzați cookie-urile de analiză și marketing

Setări browser – Puteți configura browserul să blocheze toate cookie-urile sau să vă solicite consimțământul pentru fiecare cookie

Ștergere cookie-uri – Puteți șterge oricând cookie-urile existente din browserul dumneavoastră

Retragere consimțământ – Puteți reveni oricând asupra deciziei accesând setările de cookie pe site

ATENȚIE: Dezactivarea cookie-urilor strict necesare poate afecta funcționarea platformei eMIP (ex. nu vă veți putea autentifica).

6. LIMITA DE VÂRSTĂ

Conform Art. 8 din GDPR, serviciile platformei eMIP sunt destinate exclusiv persoanelor cu vârsta de minimum 18 ani. Nu colectăm în mod deliberat date cu caracter personal de la persoane minore (sub 18 ani) fără consimțământul părinților/tutorilor legali.

În contextul proiectelor europene, este posibil ca datele membrilor grupului țintă (MGT) să includă și minori. În acest caz:

RESPONSABILITATEA de a obține consimțământul părinților/tutorilor revine OPERATORULUI DE DATE (Beneficiarul)

Beneficiarul trebuie să informeze părinții/tutorii despre prelucrarea datelor și despre drepturile minorilor

Beneficiarul trebuie să documenteze consimțământul primit

Platforma eMIP prelucrează datele minorilor EXCLUSIV la instrucțiunile Operatorului de Date, fără a avea cunoștință directă de vârsta persoanelor

RAPORTARE INCIDENT: Dacă aveți cunoștință că date ale unui minor au fost încărcate pe platformă fără consimțământul corespunzător, vă rugăm să ne contactați imediat la [email protected] pentru a lua măsurile necesare (ștergerea datelor).

7. MODIFICĂRI ALE POLITICII DE CONFIDENȚIALITATE

Ne rezervăm dreptul de a modifica periodic această Politică de Confidențialitate pentru a reflecta:

Schimbări legislative (ex. actualizări GDPR, legislație națională)

Noi funcționalități ale platformei eMIP

Modificări în modul de procesare a datelor

Feedback-ul utilizatorilor

Recomandări ale autorităților de supraveghere (ANSPDCP)

Evoluții în tehnologiile de securitate

7.1. Cum veți fi informați despre modificări

În cazul modificărilor Politicii de Confidențialitate:

Publicăm versiunea actualizată pe www.emip.ro cu marcarea datei ultimei modificări

Pentru modificări MAJORE (care afectează semnificativ drepturile dumneavoastră): vă notificăm prin email cu minimum 30 de zile înainte de intrarea în vigoare

Pentru modificări MINORE (clarificări, corecții): publicăm direct noua versiune, iar continuarea utilizării platformei reprezintă acceptarea tacită

Păstrăm un istoric al versiunilor anterioare disponibil la cerere

Dreptul dumneavoastră: Dacă nu sunteți de acord cu modificările aduse Politicii de Confidențialitate, puteți denunța unilateral Contractul de Licențiere conform Termenilor și Condițiilor (preaviz 15 zile) și puteți solicita ștergerea datelor dumneavoastră.

8. ÎNTREBĂRI ȘI CONTACTE

Pentru orice întrebări, solicitări sau reclamații referitoare la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal sau la această Politică de Confidențialitate, vă rugăm să ne contactați:

8.1. Date de contact generale

EMIP SRL Adresă: Alba Iulia, str. Tudor Arghezi nr. 6, jud. Alba, România Email suport tehnic: [email protected] Email general: [email protected] Telefon: +40 745 128 387 Program: Luni - Vineri, 09:00 - 17:00 (ora României) Website: www.emip.ro

8.2. Data Protection Officer (DPO)

Pentru solicitări specifice GDPR (exercitarea drepturilor, plângeri, întrebări despre prelucrarea datelor):

Email DPO: [email protected] Termen de răspuns: Maximum 1 lună de la primirea cererii (sau 3 luni pentru cereri complexe, cu justificare)

8.3. Modalități de transmitere a cererilor

Puteți transmite cereri prin:

Email: [email protected] sau [email protected] (preferat pentru răspuns rapid)

Poștă: Alba Iulia, str. Tudor Arghezi nr. 6, jud. Alba, România (cu scrisoare recomandată pentru solicitări formale)

Formular de contact: www.emip.ro/contact (pentru întrebări generale)

Ce să includeți în cerere:

Nume și prenume complet

Adresă de email asociată contului (sau alte date de identificare)

Dovada identității (copie carte identitate - pentru cereri GDPR sensibile)

Descrierea clară a cererii (ex. "Solicit accesul la datele mele conform Art. 15 GDPR")

Detalii suplimentare dacă este necesar

8.4. Autoritatea de supraveghere (ANSPDCP)

Aveți dreptul să depuneți o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) dacă considerați că vă sunt încălcate drepturile GDPR:

ANSPDCP Adresă: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, București, România Email: [email protected] Telefon: +40 21 252 5599 Website: www.dataprotection.ro Formular plângere online: disponibil pe site-ul ANSPDCP

8.5. Angajamentul nostru

Ne angajăm să:

Răspundem la toate cererile în maximum 1 lună (sau 3 luni cu justificare pentru cereri complexe)

Tratăm toate cererile cu seriozitate și confidențialitate

Oferim explicații clare și detaliate

Respectăm toate drepturile dumneavoastră conform GDPR

Îmbunătățim continuu procesele noastre de protecție a datelor

Menținem un dialog deschis și transparent cu utilizatorii

***

Versiune: 3.0

Vă mulțumim pentru încrederea acordată platformei eMIP!

Ne angajăm să protejăm datele dumneavoastră cu caracter personal și să respectăm toate drepturile dumneavoastră conform GDPR. Pentru Termeni și Condiții complete de utilizare, vizitați: www.emip.ro/termeni-si-conditii-legale Pentru Politica privind Cookie-urile, vizitați: www.emip.ro/politica-cookies

Găsește soluția potrivită pentru tine

Programează o prezentare personalizată și descoperă cum eMIP poate ajuta organizația ta.

Testează DEMO Gratuit Solicită o Prezentare